工作流程與審批
ECM 工作流程協助團隊把草稿文件轉化為已審核的營運證據。當文件需要審核、審批、簽署、聲明為記錄、留存或打包用於稽核時，應使用工作流程。
來源資料
提交工作流程前，準備文件和流程上下文。
| 輸入 | 範例 |
|---|---|
| 文件版本 | 需要審核的草稿或匯入檔案。 |
| 審核人 | 流程負責人、維修負責人、合規負責人或專案交接負責人。 |
| 審批標準 | 必填元資料、內容檢查、關聯資產、分級和留存要求。 |
| 關聯記錄 | 資產、工單、SOP、巡檢記錄、專案或合規資料包。 |
| 交付預期 | 批准版本、簽署記錄、留存記錄或生成的證據資料包。 |
工作流程模式
何時使用審批
當文件影響營運、合規、安全、維修決策或客戶交接時，應使用審批。
| 文件 | 常見審核負責人 |
|---|---|
| 操作 SOP | 流程負責人或營運主管。 |
| 維修規程 | 可靠性負責人或維修主管。 |
| 巡檢證據 | 設施經理或合規負責人。 |
| 訓練材料 | 訓練負責人和設備負責人。 |
| 調試記錄 | 專案經理或交接負責人。 |
| 合規證據 | 合規負責人或稽核協調人。 |
審批設定
提交文件前準備：
| 項目 | 作用 |
|---|---|
| 文件負責人 | 對內容品質和後續更新負責。 |
| 審核人 | 確認文件適合使用。 |
| 審批標準 | 明確審核人需要檢查的內容。 |
| 版本範圍 | 確認本次審核針對哪個檔案版本。 |
| 關聯物件 | 將審批連接到資產、區域、工單、SOP 或專案。 |
| 留存要求 | 判斷審批結果是否成為正式記錄。 |
審核清單
審核人應檢查：
- 標題和描述清晰；
- 文件類型正確；
- 分級合適；
- 標籤符合營運上下文；
- 關聯資產、工單或 SOP 正確；
- 檔案內容是預期版本；
- 舊版本或被替代文件已處理；
- 必要簽署或記錄完整；
- AI 或合規工作流程能引用正確來源。
簽署
當文件需要正式確認時使用簽署。簽署要求取決於客戶流程和監管環境。
| 用途 | 範例 |
|---|---|
| SOP 發布 | 營運負責人簽署批准版本。 |
| 維修交接 | 維修負責人簽署完工記錄。 |
| 訓練證據 | 訓練師或主管簽署訓練完成材料。 |
| 合規資料包 | 責任人簽署證據準備完成狀態。 |
簽署記錄應始終關聯到被批准的具體文件版本。
記錄與留存
部分文件在批准後應成為記錄，用於追溯、留存和稽核。
適合作為記錄的內容：
- 已批准 SOP；
- 已簽署巡檢證據；
- 調試證書；
- 校準記錄；
- 維修完成報告；
- 合規提交材料；
- 客戶交接資料包。
留存規則應由客戶的合規和資訊治理政策定義。
合規資料包
合規資料包將選定文件和證據整理成可審核的集合。
適用場景：
- 證據分散在多個資料夾或系統；
- 稽核人員需要穩定資料包；
- 專案需要交接材料；
- 設施專案需要週期性報告；
- AI 輔助審查需要可追溯來源集。
生成資料包前，確認來源文件列表、負責人、版本範圍、存取規則和接收方。
工作流程故障排查
| 現象 | 檢查項 |
|---|---|
| 無法提交 | 使用者角色、文件狀態和必填元資料。 |
| 審核人打不開文件 | 資料夾存取、文件級存取和分級。 |
| 審批引用了錯誤檔案 | 版本歷史和目前版本標記。 |
| 無法簽署 | 簽署權限和審批狀態。 |
| 合規資料包不完整 | 來源選擇、文件存取、版本狀態和缺失元資料。 |
| 無法執行留存動作 | 記錄負責人和策略設定。 |
交接清單
- 工作流程負責人已定義。
- 審核角色已分配。
- 審批標準已記錄。
- 被審核版本清晰。
- 必要關聯記錄已存在。
- 最終批准版本便於操作人員查找。
- 稽核軌跡包含提交、審核、批准、簽署和資料包生成事件。