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ECM 場景指南

當你需要按任務推進，而不是逐項查看功能說明時，使用這些場景指南。以下步驟假設租戶已啟用 ECM 存取。

前置條件​

使用這些指南前，準備 ECM 存取、至少一個目標資料夾、內容負責人、樣本文件，以及資產、工單、專案或合規上下文。

來源資料​

大多數場景需要以下來源資料：

輸入範例
文件手冊、SOP、巡檢證據、圖紙、報告、證書。
營運上下文資產、位置、工單、專案、系統或流程。
治理上下文負責人、分級、存取級別、審核狀態、留存要求。
相關資料DFS 資料集、感測器歷史、工單欄位或 AI Agent 工作流程說明。

場景流程​

場景選擇​

目標起點
建立設施營運文件庫建立設施營運文件庫
從資產查看設備手冊將設備文件關聯到資產
為 AI Agent 和可靠性分析準備維修歷史準備預測性維護證據
收集合規或稽核證據生成合規證據資料包
保存現場照片和巡檢說明歸檔巡檢現場記錄

建立設施營運文件庫​

適用於設施團隊建立統一的手冊、圖紙、SOP 和巡檢證據庫。

  1. 按現場、系統和資產類別建立資料夾。
  2. 定義系統、文件類型、生命週期和合規主題標籤組。
  3. 上傳少量手冊、圖紙、SOP 和巡檢記錄樣本。
  4. 為每個頂層資料夾指定負責人。
  5. 對敏感布局、公用工程和供應商檔案設定分級。
  6. 使用真實使用者測試查看者和貢獻者存取。
  7. 將高價值文件關聯到資產和區域。
  8. 使用資產名稱、系統標籤和文件類型測試搜尋。

交付結果：

項目預期結果
資料夾模型團隊可以按現場和系統瀏覽。
標籤可跨資料夾搜尋文件。
責任人每個資料夾有內容負責人。
存取查看者和貢獻者存取已測試。
關聯關鍵文件可從資產或區域上下文開啟。

將設備文件關聯到資產​

適用於操作人員或巡檢人員需要從資產頁面或作業流程中開啟手冊、圖紙或維修記錄的場景。

  1. 在 FactVerse 中確認資產標識。
  2. 在 ECM 中上傳或定位設備文件。
  3. 添加文件類型、系統、供應商和資產類別標籤。
  4. 將每份文件關聯到資產。
  5. 明確標記目前版本。
  6. 從資產視圖或工作流程中測試使用者能否找到文件。
  7. 檢查承包商、操作人員、工程師和主管的存取範圍。

建議關聯文件集：

  • 操作手冊；
  • 維護手冊；
  • 接線或布局圖；
  • 巡檢清單；
  • 校準證書；
  • 近期服務報告；
  • 已批准 SOP。

準備預測性維護證據​

適用於可靠性工作流程需要維修上下文、故障歷史或支撐證據的場景。

  1. 為設備組或可靠性專案建立資料夾。
  2. 收集歷史服務記錄、故障報告、備件更換記錄和巡檢說明。
  3. 將每條記錄關聯到相關資產或部件。
  4. 按故障模式、部件、嚴重度和文件類型添加標籤。
  5. 需要時使用 DFS 準備結構化信號歷史和工單欄位。
  6. 審核重複或低品質記錄。
  7. 確認 AI Agent 可以存取已審核文件集。
  8. 在用於營運建議前記錄負責人批准。

交接給 AI Agent：

證據準備位置
手冊和服務說明ECM
工單附件ECM
結構化維修欄位DFS
感測器和狀態歷史DFS
已審核工作流程上下文AI Agent 使用 ECM 與 DFS 來源

生成合規證據資料包​

適用於週期性稽核支援、專案交接、Green Mark 支撐、GMP 或 CSV 證據收集、客戶驗收資料包。

  1. 定義證據範圍和負責人。
  2. 建立資料包資料夾或工作區。
  3. 選擇已批准來源文件和版本。
  4. 確認分級和存取規則。
  5. 添加合規主題、現場、週期和文件類型標籤。
  6. 如有需要，將草稿證據送審。
  7. 來源文件審核完成後生成資料包。
  8. 保存資料包生成記錄和來源清單。

交接前檢查：

  • 來源文件已批准，或明確標記為草稿；
  • 資料包覆蓋預期現場、週期和資產範圍；
  • 敏感內容按客戶政策處理；
  • 接收方和用途已記錄；
  • 稽核記錄顯示生成資料包的人員和時間。

歸檔巡檢現場記錄​

適用於技師在巡檢和維修工作中採集照片、說明或附件的場景。

  1. 從現場工作流程採集照片或附件。
  2. 將記錄關聯到工單、資產和位置。
  3. 添加巡檢類型、問題類型和生命週期標籤。
  4. 審核記錄品質和敏感性。
  5. 必要時添加評論或後續說明。
  6. 當記錄支撐交接時，放入工作區或合規資料包。
  7. 工單完成後歸檔記錄。

品質檢查：

檢查原因
資產關聯正確後續使用者能從設備上下文找到證據。
時間戳保留維修和稽核團隊需要時間線。
照片清晰證據需要支援審核。
敏感區域處理得當現場安全和合規規則可能適用。
工單關係存在完成歷史保持可追溯。

場景故障排查​

問題可能處理方式
使用者找不到文件改進標題、標籤、資料夾位置和關聯記錄。
重複檔案過多定義來源所有權和版本策略。
AI Agent 回答較弱增加資產關聯、已審核版本和 DFS 營運資料。
合規資料包不完整檢查來源選擇、審批狀態、存取和必填元資料。
現場記錄難以復用將記錄關聯到資產、工單和巡檢類型標籤。