ECM 快速開始
本指南面向客戶管理員、營運使用者與實施團隊，協助團隊將第一批營運文件放入 FactVerse，並完成可搜尋、可關聯、可交接的基礎設定。
目標是建立一個小而完整的 ECM 工作區，再逐步擴展到更多團隊與場景。
開始前準備
| 準備項 | 說明 |
|---|---|
| 租戶存取 | 使用管理員分配的租戶或專案環境。 |
| ECM 權限 | 至少需要查看資料夾權限。上傳、編輯、刪除、下載和存取控制可能需要額外授權。 |
| 資料夾方案 | 先按現場、系統、流程或文件類型設計簡單結構。 |
| 負責人 | 指定負責內容品質與生命週期的人員或團隊。 |
| 樣本文件 | 可使用設備手冊、SOP、巡檢記錄、圖紙、交接文件或維修證據。 |
| 關聯物件 | 如需連接營運流程，準備資產、區域、工單或專案編號。 |
來源資料
第一批工作區建議使用小規模、可審核的來源資料。
| 輸入 | 範例 |
|---|---|
| 文件檔案 | PDF 手冊、Word 操作規程、圖片證據、圖紙、證書。 |
| 元資料 | 負責人、文件類型、分級、描述、生命週期狀態。 |
| 業務關聯 | 資產、位置、工單、SOP、專案或合規主題。 |
| 存取要求 | 試點資料夾中的查看者、貢獻者、負責人與管理員角色。 |
快速設定流程
1. 建立資料夾
資料夾名稱應體現團隊未來查找內容的方式。
| 模式 | 範例 |
|---|---|
| 現場和建築 | 新加坡工廠 / 公用工程 / 冷水機組 |
| 資產類別 | 泵組 / 維修手冊 |
| 業務流程 | 包裝線 / 換型操作規程 |
| 合規資料包 | Green Mark / 證據收集 |
| 專案交接 | 體育場專案 / 調試記錄 |
初始結構不宜過深。過深的資料夾樹會增加治理和維護成本。
2. 上傳文件
先上傳少量樣本，確認團隊如何使用，再做大規模匯入。
建議第一批包含：
- 一份設備手冊；
- 一份 SOP 或作業指導；
- 一份巡檢或服務記錄；
- 一份圖紙、布局或設備參考；
- 一份需要審批或留存的文件。
上傳後開啟每個檔案，確認標題、檔案類型、大小、負責人和預覽效果。
3. 添加標籤和元資料
標籤能讓文件跨資料夾被檢索。
| 標籤組 | 範例 |
|---|---|
| 系統 | HVAC、電氣、壓縮空氣、水處理、包裝、產線 |
| 文件類型 | 手冊、SOP、圖紙、巡檢、校準、證書、交接 |
| 生命週期 | 草稿、審核中、已批准、已歸檔 |
| 合規 | GMP、CSV、Green Mark、安全、維修證據 |
| 資產類別 | 冷水機、泵、馬達、輸送機、閥門、塔吊、叉車 |
標籤需要統一命名。相同概念如果出現多種寫法，會影響搜尋和 AI 工作流程品質。
4. 關聯營運物件
將文件關聯到實際會使用它的營運物件。
| 關聯物件 | 使用場景 |
|---|---|
| 資產 | 手冊、圖紙、備件清單、校準記錄、服務說明屬於具體設備。 |
| 區域 | 平面圖、疏散圖、設施政策、公用工程圖屬於空間或區域。 |
| 工單 | 維修照片、任務說明、巡檢證據、供應商報告屬於作業記錄。 |
| SOP | 作業規程、安全說明和檢查清單應在執行任務時可存取。 |
| 專案 | 調試、驗收、訓練和完工證據屬於專案資料包。 |
關聯後的文件更容易在 Inspector、現場流程和 AI Agent 中被檢索。
5. 驗證搜尋和預覽
交付前先測試搜尋。
確認使用者可以按以下方式找到文件：
- 標題；
- 資料夾；
- 標籤；
- 資產或工單關係；
- 文件類型；
- 最新版本。
在許多部署中，預覽和下載是不同的存取能力。使用者可能可以查看元資料或預覽內容，但不能下載來源檔案。
6. 驗證存取
至少使用兩類使用者測試存取。
| 使用者類型 | 期望行為 |
|---|---|
| 查看者 | 可以開啟資料夾，搜尋文件，預覽允許存取的已批准內容。 |
| 貢獻者 | 可以在指定資料夾上傳或更新文件。 |
| 負責人或資料管理員 | 可以更新元資料、管理版本並發起審核。 |
| 管理員 | 可以管理資料夾存取、策略、稽核和留存設定。 |
記錄測試人員、測試資料夾和已確認的存取級別。
首次交付清單
- 資料夾名稱和負責人清晰。
- 樣本文件可以正常開啟。
- 元資料和標籤符合客戶命名規範。
- 至少一份文件已關聯資產、區域或工單。
- 查看者和貢獻者存取已測試。
- 搜尋返回預期文件。
- 文件變更出現在稽核記錄中。
- 審批或留存要求已有責任人。
預期結果
完成後，租戶中應有一個可瀏覽、可搜尋、可驗證的 ECM 資料夾。至少一份文件應具備標籤、元資料、營運關聯、已測試存取和稽核記錄。
故障排查
| 現象 | 檢查項 |
|---|---|
| 可以看到資料夾但不能上傳 | 目標資料夾的貢獻者或寫入權限。 |
| 搜尋不到樣本文件 | 標題、標籤、元資料、索引狀態和使用者存取權限。 |
| 缺少資產關聯 | 資產標識、關聯目標，以及關聯後是否已保存。 |
| 無法預覽 | 檔案格式、檔案大小、轉換支援和存取權限。 |
| 其他使用者看不到文件 | 資料夾存取、文件級存取、分級和生命週期狀態。 |