ECM 快速开始
本指南面向客户管理员、运营用户和实施团队，帮助团队把第一批运营文档放入 FactVerse，并完成可搜索、可关联、可交接的基础配置。
目标是创建一个小而完整的 ECM 工作区，再逐步扩展到更多团队和场景。
开始前准备
| 准备项 | 说明 |
|---|---|
| 租户访问 | 使用管理员分配的租户或项目环境。 |
| ECM 权限 | 至少需要查看文件夹权限。上传、编辑、删除、下载和访问控制可能需要额外授权。 |
| 文件夹方案 | 先按现场、系统、流程或文档类型设计简单结构。 |
| 负责人 | 指定负责内容质量和生命周期的人员或团队。 |
| 样本文档 | 可使用设备手册、SOP、巡检记录、图纸、交接文件或维修证据。 |
| 关联对象 | 如需连接运营流程，准备资产、区域、工单或项目编号。 |
来源数据
第一批工作区建议使用小规模、可审核的来源数据。
| 输入 | 示例 |
|---|---|
| 文档文件 | PDF 手册、Word 操作规程、图片证据、图纸、证书。 |
| 元数据 | 负责人、文档类型、分级、描述、生命周期状态。 |
| 业务关联 | 资产、位置、工单、SOP、项目或合规主题。 |
| 访问要求 | 试点文件夹中的查看者、贡献者、负责人和管理员角色。 |
快速配置流程
1. 创建文件夹
文件夹名称应体现团队未来查找内容的方式。
| 模式 | 示例 |
|---|---|
| 现场和建筑 | 新加坡工厂 / 公用工程 / 冷水机组 |
| 资产类别 | 泵组 / 维修手册 |
| 业务流程 | 包装线 / 换型操作规程 |
| 合规资料包 | Green Mark / 证据收集 |
| 项目交接 | 体育场项目 / 调试记录 |
初始结构不宜过深。过深的文件夹树会增加治理和维护成本。
2. 上传文档
先上传少量样本，确认团队如何使用，再做大规模导入。
建议第一批包含：
- 一份设备手册；
- 一份 SOP 或作业指导；
- 一份巡检或服务记录；
- 一份图纸、布局或设备参考；
- 一份需要审批或留存的文档。
上传后打开每个文件，确认标题、文件类型、大小、负责人和预览效果。
3. 添加标签和元数据
标签能让文档跨文件夹被检索。
| 标签组 | 示例 |
|---|---|
| 系统 | HVAC、电气、压缩空气、水处理、包装、产线 |
| 文档类型 | 手册、SOP、图纸、巡检、校准、证书、交接 |
| 生命周期 | 草稿、审核中、已批准、已归档 |
| 合规 | GMP、CSV、Green Mark、安全、维修证据 |
| 资产类别 | 冷水机、泵、电机、输送机、阀门、塔吊、叉车 |
标签需要统一命名。相同概念如果出现多种写法，会影响搜索和 AI 工作流质量。
4. 关联运营对象
将文档关联到实际会使用它的运营对象。
| 关联对象 | 使用场景 |
|---|---|
| 资产 | 手册、图纸、备件清单、校准记录、服务说明属于具体设备。 |
| 区域 | 平面图、疏散图、设施政策、公用工程图属于空间或区域。 |
| 工单 | 维修照片、任务说明、巡检证据、供应商报告属于作业记录。 |
| SOP | 作业规程、安全说明和检查清单应在执行任务时可访问。 |
| 项目 | 调试、验收、培训和完工证据属于项目资料包。 |
关联后的文档更容易在 Inspector、现场流程和 AI Agent 中被检索。
5. 验证搜索和预览
交付前先测试搜索。
确认用户可以按以下方式找到文档：
- 标题；
- 文件夹；
- 标签；
- 资产或工单关系；
- 文档类型；
- 最新版本。
在许多部署中，预览和下载是不同的访问能力。用户可能可以查看元数据或预览内容，但不能下载源文件。
6. 验证访问
至少使用两类用户测试访问。
| 用户类型 | 期望行为 |
|---|---|
| 查看者 | 可以打开文件夹，搜索文档，预览允许访问的已批准内容。 |
| 贡献者 | 可以在指定文件夹上传或更新文档。 |
| 负责人或数据管理员 | 可以更新元数据、管理版本并发起审核。 |
| 管理员 | 可以管理文件夹访问、策略、审计和留存设置。 |
记录测试人员、测试文件夹和已确认的访问级别。
首次交付清单
- 文件夹名称和负责人清晰。
- 样本文档可以正常打开。
- 元数据和标签符合客户命名规范。
- 至少一份文档已关联资产、区域或工单。
- 查看者和贡献者访问已测试。
- 搜索返回预期文档。
- 文档变更出现在审计记录中。
- 审批或留存要求已有责任人。
预期结果
完成后，租户中应有一个可浏览、可搜索、可验证的 ECM 文件夹。至少一份文档应具备标签、元数据、运营关联、已测试访问和审计记录。
故障排查
| 现象 | 检查项 |
|---|---|
| 可以看到文件夹但不能上传 | 目标文件夹的贡献者或写入权限。 |
| 搜索不到样本文档 | 标题、标签、元数据、索引状态和用户访问权限。 |
| 缺少资产关联 | 资产标识、关联目标，以及关联后是否已保存。 |
| 无法预览 | 文件格式、文件大小、转换支持和访问权限。 |
| 其他用户看不到文档 | 文件夹访问、文档级访问、分级和生命周期状态。 |