工作流与审批
ECM 工作流帮助团队把草稿文档转化为已审核的运营证据。当文档需要审核、审批、签署、声明为记录、留存或打包用于审计时，应使用工作流。
来源数据
提交工作流前，准备文档和流程上下文。
| 输入 | 示例 |
|---|---|
| 文档版本 | 需要审核的草稿或导入文件。 |
| 审核人 | 流程负责人、维修负责人、合规负责人或项目交接负责人。 |
| 审批标准 | 必填元数据、内容检查、关联资产、分级和留存要求。 |
| 关联记录 | 资产、工单、SOP、巡检记录、项目或合规资料包。 |
| 交付预期 | 批准版本、签署记录、留存记录或生成的证据资料包。 |
工作流模式
何时使用审批
当文档影响运营、合规、安全、维修决策或客户交接时，应使用审批。
| 文档 | 常见审核负责人 |
|---|---|
| 操作 SOP | 流程负责人或运营主管。 |
| 维修规程 | 可靠性负责人或维修主管。 |
| 巡检证据 | 设施经理或合规负责人。 |
| 培训材料 | 培训负责人和设备负责人。 |
| 调试记录 | 项目经理或交接负责人。 |
| 合规证据 | 合规负责人或审计协调人。 |
审批配置
提交文档前准备：
| 项目 | 作用 |
|---|---|
| 文档负责人 | 对内容质量和后续更新负责。 |
| 审核人 | 确认文档适合使用。 |
| 审批标准 | 明确审核人需要检查的内容。 |
| 版本范围 | 确认本次审核针对哪个文件版本。 |
| 关联对象 | 将审批连接到资产、区域、工单、SOP 或项目。 |
| 留存要求 | 判断审批结果是否成为正式记录。 |
审核清单
审核人应检查：
- 标题和描述清晰；
- 文档类型正确；
- 分级合适；
- 标签符合运营上下文；
- 关联资产、工单或 SOP 正确；
- 文件内容是预期版本；
- 旧版本或被替代文档已处理；
- 必要签署或记录完整；
- AI 或合规工作流能引用正确来源。
签署
当文档需要正式确认时使用签署。签署要求取决于客户流程和监管环境。
| 用途 | 示例 |
|---|---|
| SOP 发布 | 运营负责人签署批准版本。 |
| 维修交接 | 维修负责人签署完工记录。 |
| 培训证据 | 培训师或主管签署培训完成材料。 |
| 合规资料包 | 责任人签署证据准备完成状态。 |
签署记录应始终关联到被批准的具体文档版本。
记录与留存
部分文档在批准后应成为记录，用于追溯、留存和审计。
适合作为记录的内容：
- 已批准 SOP；
- 已签署巡检证据；
- 调试证书；
- 校准记录；
- 维修完成报告；
- 合规提交材料；
- 客户交接资料包。
留存规则应由客户的合规和信息治理政策定义。
合规资料包
合规资料包将选定文档和证据整理成可审核的集合。
适用场景：
- 证据分散在多个文件夹或系统；
- 审计人员需要稳定资料包；
- 项目需要交接材料；
- 设施项目需要周期性报告；
- AI 辅助审查需要可追溯来源集。
生成资料包前，确认来源文档列表、负责人、版本范围、访问规则和接收方。
工作流故障排查
| 现象 | 检查项 |
|---|---|
| 无法提交 | 用户角色、文档状态和必填元数据。 |
| 审核人打不开文档 | 文件夹访问、文档级访问和分级。 |
| 审批引用了错误文件 | 版本历史和当前版本标记。 |
| 无法签署 | 签署权限和审批状态。 |
| 合规资料包不完整 | 来源选择、文档访问、版本状态和缺失元数据。 |
| 无法执行留存动作 | 记录负责人和策略设置。 |
交接清单
- 工作流负责人已定义。
- 审核角色已分配。
- 审批标准已记录。
- 被审核版本清晰。
- 必要关联记录已存在。
- 最终批准版本便于操作人员查找。
- 审计轨迹包含提交、审核、批准、签署和资料包生成事件。