ワークフローと承認

ECM ワークフローは、ドラフト文書をレビュー済みの運用証跡に変えるために使います。レビュー、承認、署名、記録化、保持、監査向けパック化が必要な文書にはワークフローを適用します。

ソースデータ

ワークフローを開始する前に、文書とプロセスの文脈を準備します。

入力	例
文書バージョン	レビュー対象のドラフトまたはインポート済みファイル。
レビュアー	プロセスオーナー、保全責任者、コンプライアンス担当者、引き渡し担当者。
承認基準	必須メタデータ、内容確認、関連資産、分類、保持要件。
関連レコード	資産、作業指示、SOP、点検記録、プロジェクト、コンプライアンスパック。
引き渡し期待	承認版、署名記録、保持レコード、生成された証跡パック。

ワークフローパターン

承認を使う場面

文書が運用、コンプライアンス、安全、保全判断、顧客引き渡しに影響する場合は承認を使います。

文書	一般的なレビュー担当
運用 SOP	プロセスオーナーまたは運用監督者。
保全手順	信頼性担当者または保全リーダー。
点検証跡	施設管理者またはコンプライアンス担当者。
トレーニング資料	トレーニング責任者と設備責任者。
試運転記録	プロジェクトマネージャーまたは引き渡し責任者。
コンプライアンス証跡	コンプライアンス担当者または監査対応担当。

承認設定

提出前に準備する項目：

項目	目的
文書オーナー	内容品質と更新責任を持つ。
レビュアー	文書が利用に適しているか確認する。
承認基準	レビューで確認すべき内容を明確にする。
バージョン範囲	どのファイルバージョンをレビューするか確認する。
関連オブジェクト	承認を資産、エリア、作業指示、SOP、プロジェクトと結び付ける。
保持要件	承認結果を正式な記録にするか判断する。

レビュー項目

レビュアーは次を確認します。

• タイトルと説明が明確；
• 文書種別が正しい；
• 分類が適切；
• タグが運用文脈に合っている；
• 関連資産、作業指示、SOP が正しい；
• ファイル内容が意図したバージョン；
• 古い版または置き換えられた文書が処理されている；
• 必要な署名または記録が揃っている；
• AI またはコンプライアンスワークフローが正しいソースを引用できる。

署名

正式な受け入れが必要な文書には署名を使います。署名要件は顧客プロセスと規制環境によって異なります。

用途	例
SOP 公開	運用責任者が承認版に署名する。
保全引き渡し	保全リーダーが完了記録に署名する。
トレーニング証跡	講師または監督者が完了資料に署名する。
コンプライアンスパック	責任者が証跡準備完了を署名する。

署名記録は、承認対象の文書バージョンに関連付けます。

記録と保持

承認後に正式な記録として扱うべき文書があります。記録は追跡、保持、監査のために管理します。

対象例：

• 承認済み SOP；
• 署名済み点検証跡；
• 試運転証明書；
• 校正記録；
• 保全完了報告；
• コンプライアンス提出資料；
• 顧客引き渡しパック。

保持ルールは顧客のコンプライアンスと情報ガバナンスポリシーに従います。

コンプライアンスパック

コンプライアンスパックは、選択した文書と証跡をレビュー可能なセットにまとめるものです。

利用場面：

• 証跡が複数フォルダーやシステムに分散している；
• 監査担当者に安定したパックを渡す必要がある；
• プロジェクト引き渡し資料が必要；
• 施設プログラムの定期報告が必要；
• AI 支援レビューに追跡可能なソースセットが必要。

生成前に、ソース文書リスト、オーナー、バージョン範囲、アクセスルール、受信者を確認します。

トラブルシューティング

症状	確認項目
提出できない	ユーザーロール、文書状態、必須メタデータ。
レビュアーが文書を開けない	フォルダーアクセス、文書単位アクセス、分類。
承認が誤ったファイルを参照する	バージョン履歴と現在バージョンの表示。
署名できない	署名権限と承認状態。
コンプライアンスパックが不足している	ソース選択、文書アクセス、バージョン状態、必須メタデータ。
保持操作が使えない	記録オーナーとポリシー設定。

引き渡しチェックリスト

• ワークフローオーナーが定義されている。
• レビューロールが割り当てられている。
• 承認基準が記録されている。
• レビュー対象バージョンが明確。
• 必要な関連レコードが存在する。
• 最終承認版を運用担当者が見つけやすい。
• 監査履歴に提出、レビュー、承認、署名、パック生成のイベントが残っている。