ECM レシピ

機能別の説明ではなく、目的別に作業したい場合にこのレシピを使います。各手順は、テナントで ECM アクセスが有効になっている前提です。

前提条件

ECM アクセス、少なくとも 1 つの対象フォルダー、コンテンツオーナー、サンプル文書、資産、作業指示、プロジェクト、コンプライアンス文脈を準備します。

ソースデータ

多くのレシピで必要なデータ：

入力	例
文書	マニュアル、SOP、点検証跡、図面、報告書、証明書。
運用コンテキスト	資産、場所、作業指示、プロジェクト、システム、プロセス。
ガバナンスコンテキスト	オーナー、分類、アクセスレベル、レビュー状態、保持要件。
関連データ	DFS データセット、センサー履歴、作業指示項目、AI Agent ワークフローメモ。

レシピフロー

レシピ選択

目的	開始位置
施設運用の文書ライブラリを作る	施設運用ライブラリを作成する
資産から設備マニュアルを開けるようにする	設備文書を資産にリンクする
AI Agent と信頼性分析のために保全履歴を準備する	予知保全証跡を準備する
監査またはコンプライアンス証跡を集める	コンプライアンス証跡パックを作成する
現場写真と点検メモを保存する	点検現場記録をアーカイブする

施設運用ライブラリを作成する

施設チームが、マニュアル、ユーティリティ図、SOP、点検証跡を一か所で管理するためのレシピです。

サイト、システム、資産分類でフォルダーを作成します。
システム、文書種別、ライフサイクル状態、コンプライアンステーマのタググループを定義します。
マニュアル、図面、SOP、点検記録のサンプルを少量アップロードします。
各トップフォルダーにオーナーを割り当てます。
機密性のあるレイアウト、ユーティリティ、ベンダーファイルに分類を設定します。
実際のユーザーで閲覧者と投稿者のアクセスを確認します。
重要な文書を資産とエリアにリンクします。
資産名、システムタグ、文書種別で検索をテストします。

引き渡し結果：

項目	期待結果
フォルダーモデル	チームがサイトとシステムで閲覧できる。
タグ	フォルダーをまたいで検索できる。
オーナー	各フォルダーに内容責任者がいる。
アクセス	閲覧者と投稿者で検証済み。
リンク	重要文書を資産またはエリア文脈から開ける。

設備文書を資産にリンクする

オペレーターや点検担当者が、資産ページまたは作業プロセスからマニュアル、図面、保全記録を開けるようにするレシピです。

FactVerse で資産 ID を確認します。
ECM で設備文書をアップロードまたは検索します。
文書種別、システム、ベンダー、資産分類タグを追加します。
各文書を資産にリンクします。
現在版を明確にします。
資産ビューまたはワークフローから文書を開けるか確認します。
請負先、オペレーター、エンジニア、監督者のアクセス範囲を確認します。

推奨文書セット：

運用マニュアル；
保全マニュアル；
配線図またはレイアウト図；
点検チェックリスト；
校正証明書；
最近のサービス報告；
承認済み SOP。

予知保全証跡を準備する

信頼性ワークフローで保全文脈、故障履歴、支援証跡が必要な場合に使います。

設備グループまたは信頼性プログラム用のフォルダーを作成します。
過去のサービス記録、故障報告、交換記録、点検メモを集めます。
各記録を関連する資産または部品にリンクします。
故障モード、部品、重大度、文書種別でタグ付けします。
必要に応じて DFS で信号履歴と作業指示項目を準備します。
重複または品質の低い記録をレビューします。
AI Agent がレビュー済み文書セットにアクセスできることを確認します。
運用提案に使う前に、オーナー承認を記録します。

AI Agent への引き渡し：

証跡	準備場所
マニュアルとサービスメモ	ECM
作業指示添付	ECM
構造化された保全項目	DFS
センサーと状態履歴	DFS
レビュー済みワークフロー文脈	AI Agent が ECM と DFS ソースを利用

コンプライアンス証跡パックを作成する

定期監査支援、プロジェクト引き渡し、Green Mark 支援、GMP または CSV 証跡収集、顧客検収パックに使います。

証跡範囲とオーナーを定義します。
証跡パック用フォルダーまたはワークスペースを作成します。
承認済みソース文書とバージョンを選択します。
分類とアクセスルールを確認します。
コンプライアンステーマ、サイト、期間、文書種別タグを追加します。
必要に応じてドラフト証跡をレビューに回します。
ソース文書レビュー後にパックを生成します。
パック生成記録とソースリストを保存します。

引き渡し前の確認：

ソース文書が承認済み、またはドラフトとして明確；
パックが期待するサイト、期間、資産範囲を含む；
機密内容が顧客ポリシーに従って扱われている；
受信者と目的が記録されている；
監査記録に生成者と時刻が残っている。

点検現場記録をアーカイブする

技術者が点検や保全作業中に写真、メモ、添付を取得する場合に使います。

現場ワークフローから写真または添付を取得します。
各記録を作業指示、資産、場所にリンクします。
点検種別、問題種別、ライフサイクル状態タグを追加します。
記録の品質と機密性を確認します。
必要に応じてコメントやフォローアップメモを追加します。
引き渡しに使う場合は、ワークスペースまたはコンプライアンスパックに入れます。
作業指示完了後に記録をアーカイブします。

品質確認：

確認	理由
資産リンクが正しい	後続ユーザーが設備文脈から証跡を見つけられる。
タイムスタンプが残っている	保全と監査に時系列が必要。
写真が明瞭	証跡がレビューに耐える。
機密エリアを適切に扱っている	現場セキュリティとコンプライアンスルールに関係する。
作業指示との関係がある	完了履歴を追跡できる。

レシピのトラブルシューティング

問題	対応
ユーザーが文書を見つけられない	タイトル、タグ、フォルダー配置、関連レコードを改善する。
重複ファイルが多い	ソース所有者とバージョン戦略を定義する。
AI Agent の回答が弱い	資産リンク、レビュー済みバージョン、DFS 運用データを追加する。
コンプライアンスパックが不足している	ソース選択、承認状態、アクセス、必須メタデータを確認する。
現場記録を再利用しにくい	記録を資産、作業指示、点検種別タグに関連付ける。

前提条件​

ソースデータ​

レシピフロー​

レシピ選択​

施設運用ライブラリを作成する​

設備文書を資産にリンクする​

予知保全証跡を準備する​

コンプライアンス証跡パックを作成する​

点検現場記録をアーカイブする​

レシピのトラブルシューティング​