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コネクターとインポート

ECM は、直接アップロード、モバイル取得、インポートセッション、管理されたコネクターから文書を受け取れます。文書が別システムに存在し、それを FactVerse の運用コンテキストとして使いたい場合に利用します。

前提条件

コネクターや大規模インポートを設定する前に確認します。

要件内容
ソースオーナー業務または IT のオーナーがソースアクセスと範囲を承認できる。
認証情報顧客が承認した認証情報プロセスで提供される。
対象フォルダーインポート先の ECM フォルダーが決まっている。
メタデータ計画オーナー、文書種別、分類、タグ、リンクを設定またはレビューできる。
検証オーナー運用利用前にインポート内容を確認する担当者またはチームがいる。

ソースデータ

典型的なソースデータには、ファイル名、パス、ファイル内容、タイムスタンプ、ソースオーナー、ソースシステムのメタデータ、資産、作業指示、プロジェクト、サイト名などの業務識別子が含まれます。

インポートフロー

ソース計画

インポート前に、ソースと所有モデルを確認します。

質問重要性
どのシステムがソース文書を所有しているか記録元と ECM 作業コピーの混同を避ける。
どのフォルダーに入れるかインポート後に運用チームが使えるようにする。
誰が内容を検証するか未レビューのファイルが正式証跡になることを避ける。
どの頻度で同期するか運用とコンプライアンスの期待に合わせる。
どのメタデータをマッピングするか検索、タグ、リンク、AI ワークフローに必要。
どのファイルを除外するかドラフト、古い、私的、無関係なファイルを避ける。

一般的なソース種別

ソース内容例注意点
ファイルサーバーマニュアル、図面、引き渡しフォルダー小さな範囲から始め、命名を確認する。
SharePoint または文書システムSOP、ポリシー、トレーニングファイルソース所有者と承認状態を確認する。
EAM または CMMS作業指示添付、サービス報告資産と作業指示にリンクする。
モバイル取得写真、現場メモ、修理証跡場所、資産、作業指示、時刻を確認する。
プロジェクトアーカイブ試運転、検収、ベンダーパック引き渡しオーナーとレビューリストを使う。
コンプライアンスリポジトリ証明書、監査資料、署名済み記録分類と保持要件を適用する。

コネクター設定チェックリスト

手順確認
ソース定義システム、フォルダー、認証情報、オーナーが明確。
アクセステスト承認済み認証情報でソースに到達できる。
対象選択ファイルが計画済み ECM フォルダーに入る。
メタデータマッピングタイトル、種別、オーナー、タグ、分類、関連先を設定またはレビューできる。
サンプル検証大規模同期前に少量サンプルを正しく取り込める。
アクセス確認フォルダーと文書の権限が想定ユーザーに合っている。
同期記録同期時刻、結果、拒否ファイルが見える。

インポートとアップロードセッション

大きなファイルや不安定なネットワークでは、再開可能なアップロードセッションを使います。アップロード後、運用投入前に文書レコードを確認します。

確認項目:

  • ファイルが正常に完了している;
  • タイトルと種別が正しい;
  • 対象ユーザーがプレビューまたはダウンロードできる;
  • 失敗チャンクや重複アップロードが処理済み;
  • 最終バージョンが意図したもの;
  • タグとリンクが設定されている。

インポート後の検証

インポート文書を正式なワークフローコンテキストにする前に、オーナーがレビューします。

検証項目:

  • ソースパスとファイル名を追跡できる;
  • オーナーが設定されている;
  • 古いファイルや重複ファイルが整理対象になっている;
  • 機密文書が分類されている;
  • 必要なタグが付いている;
  • 資産、エリア、作業指示、プロジェクトリンクが正しい;
  • サンプルユーザーが検索で見つけられる;
  • 監査記録にインポートとレビュー活動が残る。

DFS との併用

ECM は文書と証跡を管理します。DFS は運用データフィードとガバナンスされたデータセットを管理します。多くのプロジェクトでは両方を使います。

必要なもの使用する機能
設備マニュアル、図面、写真、SOP、証明書ECM
センサー履歴、資産表、作業指示項目、BMS ポイントDFS
文書とデータを使う AI Agent ワークフローECM と DFS
読み取り値、作業指示、証跡ファイルを含むコンプライアンスパックECM と DFS

データ準備については Data Fusion Services を参照してください。

トラブルシューティング

症状確認項目
コネクターが接続できない認証情報、ネットワーク許可、ソース URL、テナント環境。
ファイルが誤ったフォルダーに入るコネクターマウント先とフォルダーマッピング。
インポート文書が見つけにくいメタデータ、タグ、タイトル品質、関連オブジェクト。
重複文書が出るソースパスルール、命名、バージョン戦略。
プレビューに失敗するファイル形式、サイズ、変換対応、アクセスルール。
同期履歴に拒否ファイルがあるファイル種別、権限、サイズ、重複ルール、検証ポリシー。
AI Agent がインポート文書を使えないアクセス、索引状態、分類、バージョン準備。