コネクターとインポート
ECM は、直接アップロード、モバイル取得、インポートセッション、管理されたコネクターから文書を受け取れます。文書が別システムに存在し、それを FactVerse の運用コンテキストとして使いたい場合に利用します。
前提条件
コネクターや大規模インポートを設定する前に確認します。
| 要件 | 内容 |
|---|---|
| ソースオーナー | 業務または IT のオーナーがソースアクセスと範囲を承認できる。 |
| 認証情報 | 顧客が承認した認証情報プロセスで提供される。 |
| 対象フォルダー | インポート先の ECM フォルダーが決まっている。 |
| メタデータ計画 | オーナー、文書種別、分類、タグ、リンクを設定またはレビューできる。 |
| 検証オーナー | 運用利用前にインポート内容を確認する担当者またはチームがいる。 |
ソースデータ
典型的なソースデータには、ファイル名、パス、ファイル内容、タイムスタンプ、ソースオーナー、ソースシステムのメタデータ、資産、作業指示、プロジェクト、サイト名などの業務識別子が含まれます。
インポートフロー
ソース計画
インポート前に、ソースと所有モデルを確認します。
| 質問 | 重要性 |
|---|---|
| どのシステムがソース文書を所有しているか | 記録元と ECM 作業コピーの混同を避ける。 |
| どのフォルダーに入れるか | インポート後に運用チームが使えるようにする。 |
| 誰が内容を検証するか | 未レビューのファイルが正式証跡になることを避ける。 |
| どの頻度で同期するか | 運用とコンプライアンスの期待に合わせる。 |
| どのメタデータをマッピングするか | 検索、タグ、リンク、AI ワークフローに必要。 |
| どのファイルを除外するか | ドラフト、古い、私的、無関係なファイルを避ける。 |
一般的なソース種別
| ソース | 内容例 | 注意点 |
|---|---|---|
| ファイルサーバー | マニュアル、図面、引き渡しフォルダー | 小さな範囲から始め、命名を確認する。 |
| SharePoint または文書システム | SOP、ポリシー、トレーニングファイル | ソース所有者と承認状態を確認する。 |
| EAM または CMMS | 作業指示添付、サービス報告 | 資産と作業指示にリンクする。 |
| モバイル取得 | 写真、現場メモ、修理証跡 | 場所、資産、作業指示、時刻を確認する。 |
| プロジェクトアーカイブ | 試運転、検収、ベンダーパック | 引き渡しオーナーとレビューリストを使う。 |
| コンプライアンスリポジトリ | 証明書、監査資料、署名済み記録 | 分類と保持要件を適用する。 |
コネクター設定チェックリスト
| 手順 | 確認 |
|---|---|
| ソース定義 | システム、フォルダー、認証情報、オーナーが明確。 |
| アクセステスト | 承認済み認証情報でソースに到達できる。 |
| 対象選択 | ファイルが計画済み ECM フォルダーに入る。 |
| メタデータマッピング | タイトル、種別、オーナー、タグ、分類、関連先を設定またはレビューできる。 |
| サンプル検証 | 大規模同期前に少量サンプルを正しく取り込める。 |
| アクセス確認 | フォルダーと文書の権限が想定ユーザーに合っている。 |
| 同期記録 | 同期時刻、結果、拒否ファイルが見える。 |
インポートとアップロードセッション
大きなファイルや不安定なネットワークでは、再開可能なアップロードセッションを使います。アップロード後、運用投入前に文書レコードを確認します。
確認項目:
- ファイルが正常に完了している;
- タイトルと種別が正しい;
- 対象ユーザーがプレビューまたはダウンロードできる;
- 失敗チャンクや重複アップロードが処理済み;
- 最終バージョンが意図したもの;
- タグとリンクが設定されている。
インポート後の検証
インポート文書を正式なワークフローコンテキストにする前に、オーナーがレビューします。
検証項目:
- ソースパスとファイル名を追跡できる;
- オーナーが設定されている;
- 古いファイルや重複ファイルが整理対象になっている;
- 機密文書が分類されている;
- 必要なタグが付いている;
- 資産、エリア、作業指示、プロジェクトリンクが正しい;
- サンプルユーザーが検索で見つけられる;
- 監査記録にインポートとレビュー活動が残る。
DFS との併用
ECM は文書と証跡を管理します。DFS は運用データフィードとガバナンスされたデータセットを管理します。多くのプロジェクトでは両方を使います。
| 必要なもの | 使用する機能 |
|---|---|
| 設備マニュアル、図面、写真、SOP、証明書 | ECM |
| センサー履歴、資産表、作業指示項目、BMS ポイント | DFS |
| 文書とデータを使う AI Agent ワークフロー | ECM と DFS |
| 読み取り値、作業指示、証跡ファイルを含むコンプライアンスパック | ECM と DFS |
データ準備については Data Fusion Services を参照してください。
トラブルシューティング
| 症状 | 確認項目 |
|---|---|
| コネクターが接続できない | 認証情報、ネットワーク許可、ソース URL、テナント環境。 |
| ファイルが誤ったフォルダーに入る | コネクターマウント先とフォルダーマッピング。 |
| インポート文書が見つけにくい | メタデータ、タグ、タイトル品質、関連オブジェクト。 |
| 重複文書が出る | ソースパスルール、命名、バージョン戦略。 |
| プレビューに失敗する | ファイル形式、サイズ、変換対応、アクセスルール。 |
| 同期履歴に拒否ファイルがある | ファイル種別、権限、サイズ、重複ルール、検証ポリシー。 |
| AI Agent がインポート文書を使えない | アクセス、索引状態、分類、バージョン準備。 |