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コネクターとインポート

ECM は、直接アップロード、モバイル取得、インポートセッション、管理されたコネクターから文書を受け取れます。文書が別システムに存在し、それを FactVerse の運用コンテキストとして使いたい場合に利用します。

前提条件​

コネクターや大規模インポートを設定する前に確認します。

要件内容
ソースオーナー業務または IT のオーナーがソースアクセスと範囲を承認できる。
認証情報顧客が承認した認証情報プロセスで提供される。
対象フォルダーインポート先の ECM フォルダーが決まっている。
メタデータ計画オーナー、文書種別、分類、タグ、リンクを設定またはレビューできる。
検証オーナー運用利用前にインポート内容を確認する担当者またはチームがいる。

ソースデータ​

典型的なソースデータには、ファイル名、パス、ファイル内容、タイムスタンプ、ソースオーナー、ソースシステムのメタデータ、資産、作業指示、プロジェクト、サイト名などの業務識別子が含まれます。

インポートフロー​

ソース計画​

インポート前に、ソースと所有モデルを確認します。

質問重要性
どのシステムがソース文書を所有しているか記録元と ECM 作業コピーの混同を避ける。
どのフォルダーに入れるかインポート後に運用チームが使えるようにする。
誰が内容を検証するか未レビューのファイルが正式証跡になることを避ける。
どの頻度で同期するか運用とコンプライアンスの期待に合わせる。
どのメタデータをマッピングするか検索、タグ、リンク、AI ワークフローに必要。
どのファイルを除外するかドラフト、古い、私的、無関係なファイルを避ける。

一般的なソース種別​

ソース内容例注意点
ファイルサーバーマニュアル、図面、引き渡しフォルダー小さな範囲から始め、命名を確認する。
SharePoint または文書システムSOP、ポリシー、トレーニングファイルソース所有者と承認状態を確認する。
EAM または CMMS作業指示添付、サービス報告資産と作業指示にリンクする。
モバイル取得写真、現場メモ、修理証跡場所、資産、作業指示、時刻を確認する。
プロジェクトアーカイブ試運転、検収、ベンダーパック引き渡しオーナーとレビューリストを使う。
コンプライアンスリポジトリ証明書、監査資料、署名済み記録分類と保持要件を適用する。

コネクター設定チェックリスト​

手順確認
ソース定義システム、フォルダー、認証情報、オーナーが明確。
アクセステスト承認済み認証情報でソースに到達できる。
対象選択ファイルが計画済み ECM フォルダーに入る。
メタデータマッピングタイトル、種別、オーナー、タグ、分類、関連先を設定またはレビューできる。
サンプル検証大規模同期前に少量サンプルを正しく取り込める。
アクセス確認フォルダーと文書の権限が想定ユーザーに合っている。
同期記録同期時刻、結果、拒否ファイルが見える。

インポートとアップロードセッション​

大きなファイルや不安定なネットワークでは、再開可能なアップロードセッションを使います。アップロード後、運用投入前に文書レコードを確認します。

確認項目:

  • ファイルが正常に完了している;
  • タイトルと種別が正しい;
  • 対象ユーザーがプレビューまたはダウンロードできる;
  • 失敗チャンクや重複アップロードが処理済み;
  • 最終バージョンが意図したもの;
  • タグとリンクが設定されている。

インポート後の検証​

インポート文書を正式なワークフローコンテキストにする前に、オーナーがレビューします。

検証項目:

  • ソースパスとファイル名を追跡できる;
  • オーナーが設定されている;
  • 古いファイルや重複ファイルが整理対象になっている;
  • 機密文書が分類されている;
  • 必要なタグが付いている;
  • 資産、エリア、作業指示、プロジェクトリンクが正しい;
  • サンプルユーザーが検索で見つけられる;
  • 監査記録にインポートとレビュー活動が残る。

DFS との併用​

ECM は文書と証跡を管理します。DFS は運用データフィードとガバナンスされたデータセットを管理します。多くのプロジェクトでは両方を使います。

必要なもの使用する機能
設備マニュアル、図面、写真、SOP、証明書ECM
センサー履歴、資産表、作業指示項目、BMS ポイントDFS
文書とデータを使う AI Agent ワークフローECM と DFS
読み取り値、作業指示、証跡ファイルを含むコンプライアンスパックECM と DFS

データ準備については Data Fusion Services を参照してください。

トラブルシューティング​

症状確認項目
コネクターが接続できない認証情報、ネットワーク許可、ソース URL、テナント環境。
ファイルが誤ったフォルダーに入るコネクターマウント先とフォルダーマッピング。
インポート文書が見つけにくいメタデータ、タグ、タイトル品質、関連オブジェクト。
重複文書が出るソースパスルール、命名、バージョン戦略。
プレビューに失敗するファイル形式、サイズ、変換対応、アクセスルール。
同期履歴に拒否ファイルがあるファイル種別、権限、サイズ、重複ルール、検証ポリシー。
AI Agent がインポート文書を使えないアクセス、索引状態、分類、バージョン準備。