連接器與匯入
ECM 可以透過直接上傳、行動端採集、匯入工作階段和受管理連接器接收文件。當文件已經存在於其他系統，但需要成為 FactVerse 營運上下文時，使用連接器與匯入。
前置條件
設定連接器或大規模匯入前，確認：
| 要求 | 說明 |
|---|---|
| 來源負責人 | 業務或 IT 負責人可批准來源存取和範圍。 |
| 憑據 | 透過客戶認可的憑據流程提供存取。 |
| 目標資料夾 | 匯入檔案有規劃好的 ECM 目標位置。 |
| 元資料方案 | 負責人、文件類型、分級、標籤和關聯關係可被設定或審核。 |
| 驗證負責人 | 有人員或團隊在營運使用前審核匯入內容。 |
來源資料
典型來源資料包括檔案名稱、路徑、檔案內容、時間戳、來源負責人、來源系統元資料，以及資產、工單、專案或現場名稱等業務標識。
匯入流程
來源規劃
匯入前確認來源和所有權模型。
| 問題 | 重要性 |
|---|---|
| 哪個系統擁有來源文件 | 避免來源系統和 ECM 工作副本混淆。 |
| 檔案應進入哪個資料夾 | 保證匯入後能被營運團隊使用。 |
| 誰驗證匯入內容 | 避免未審核檔案成為正式證據。 |
| 來源多久同步一次 | 與營運和合規預期保持一致。 |
| 哪些元資料需要映射 | 支撐搜尋、標籤、關聯和 AI 工作流程。 |
| 哪些檔案需要排除 | 避免草稿、過期、私有或無關檔案進入 ECM。 |
常見來源類型
| 來源 | 典型內容 | 說明 |
|---|---|---|
| 檔案伺服器 | 手冊、圖紙、專案交接資料夾 | 從較小範圍開始，先驗證命名和結構。 |
| SharePoint 或文件系統 | SOP、政策、訓練檔案 | 確認來源所有權和審批狀態。 |
| EAM 或 CMMS | 工單附件、服務報告 | 將檔案關聯到資產和工單。 |
| 行動端採集 | 照片、現場說明、維修證據 | 驗證位置、資產、工單和時間戳。 |
| 專案歸檔 | 調試、驗收、供應商資料包 | 使用交接負責人和審核清單。 |
| 合規資料庫 | 證書、稽核支撐、簽署記錄 | 套用分級和留存要求。 |
連接器設定清單
| 步驟 | 檢查項 |
|---|---|
| 定義來源 | 來源系統、資料夾、憑據和負責人已明確。 |
| 測試存取 | 連接器可使用批准憑據存取來源。 |
| 選擇目標 | 匯入檔案進入規劃好的 ECM 資料夾。 |
| 映射元資料 | 標題、文件類型、負責人、標籤、分級和關聯物件可設定或審核。 |
| 驗證樣本 | 大規模同步前，小樣本匯入正確。 |
| 審核存取 | 資料夾和文件權限符合預期使用者範圍。 |
| 記錄同步 | 同步時間、結果和被拒檔案可見。 |
匯入和上傳工作階段
對於較大檔案或不穩定網路，使用可恢復的上傳工作階段。上傳後，在投入營運前驗證文件記錄。
檢查：
- 檔案已成功完成上傳；
- 標題和類型正確；
- 目標使用者可以預覽或下載；
- 失敗分片或重複上傳已處理；
- 最終版本是預期版本；
- 文件已添加標籤和關聯關係。
匯入後驗證
匯入文件成為正式工作流程上下文前，應由負責人審核。
驗證清單：
- 來源路徑和檔案名稱可追溯；
- 已分配負責人；
- 過期或重複檔案已標記清理；
- 敏感文件已分級；
- 必要標籤已套用；
- 資產、區域、工單或專案關聯正確；
- 樣本使用者可透過搜尋找到檔案；
- 稽核記錄顯示匯入和審核活動。
與 DFS 配合
ECM 管理文件和證據，DFS 管理營運資料流和受治理資料集。許多專案會同時使用兩者。
| 需求 | 使用 |
|---|---|
| 設備手冊、圖紙、照片、SOP、證書 | ECM |
| 感測器歷史、資產表、工單欄位、BMS 點位 | DFS |
| 同時需要文件和資料的 AI Agent 工作流程 | ECM 與 DFS |
| 包含讀數、工單和證據檔案的合規資料包 | ECM 與 DFS |
資料準備請閱讀 Data Fusion Services。
故障排查
| 現象 | 檢查項 |
|---|---|
| 連接器無法連接 | 憑據、網路白名單、來源 URL 和租戶環境。 |
| 檔案匯入到錯誤資料夾 | 連接器掛載目標和資料夾映射。 |
| 匯入檔案難以查找 | 元資料、標籤、標題品質和關聯物件。 |
| 出現重複文件 | 來源路徑規則、命名和版本策略。 |
| 預覽失敗 | 檔案格式、檔案大小、轉換支援和存取規則。 |
| 同步歷史顯示被拒檔案 | 檔案類型、權限、大小、重複規則或驗證策略。 |
| AI Agent 無法使用匯入檔案 | 存取權限、索引狀態、分級和版本準備情況。 |