ECM を始める
このガイドは、最初の運用文書セットを FactVerse で利用できるようにする顧客管理者、運用ユーザー、導入チーム向けです。
まずは小さなワークスペースを作り、検索、関連付け、引き渡しまで確認します。
開始前の準備
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| テナントアクセス | 管理者から提供されたテナントまたはプロジェクト環境を使用します。 |
| ECM アクセス | 少なくともフォルダー閲覧権限が必要です。アップロード、編集、削除、ダウンロード、アクセス管理には追加権限が必要な場合があります。 |
| フォルダー案 | サイト、システム、プロセス、文書種別を基準に、まずは簡単な構造を作ります。 |
| オーナー | 文書品質とライフサイクルの責任者を決めます。 |
| サンプル文書 | 設備マニュアル、SOP、点検記録、図面、引き渡し資料、保全証跡などを用意します。 |
| 関連先 | 資産、エリア、作業指示、プロジェクトなどの識別子を準備します。 |
ソースデータ
最初のワークスペースでは、少量でレビューしやすいデータを使います。
| 入力 | 例 |
|---|---|
| 文書ファイル | PDF マニュアル、Word 手順書、写真証跡、図面、証明書。 |
| メタデータ | オーナー、文書種別、分類、説明、ライフサイクル状態。 |
| 業務リンク | 資産、場所、作業指示、SOP、プロジェクト、コンプライアンステーマ。 |
| アクセス要件 | パイロットフォルダーの閲覧者、投稿者、オーナー、管理者ロール。 |
クイックセットアップ
1. フォルダーを作成する
フォルダー名は、チームが後から探す方法に合わせます。
| パターン | 例 |
|---|---|
| サイトと建物 | Singapore Plant / Utilities / Chillers |
| 資産分類 | Pumps / Maintenance Manuals |
| 業務プロセス | Packaging Line / Changeover Procedures |
| コンプライアンスパック | Green Mark / Evidence Collection |
| プロジェクト引き渡し | Stadium Project / Commissioning Records |
最初から深い階層にしすぎると、ガバナンスと保守が難しくなります。
2. 文書をアップロードする
最初は少量のサンプルで、利用方法を確認してから範囲を広げます。
推奨する初期セット：
- 設備マニュアル 1 件；
- SOP または作業手順 1 件；
- 点検またはサービス記録 1 件；
- 図面、レイアウト、設備参照 1 件；
- 承認または保管が必要な文書 1 件。
アップロード後、各ファイルを開き、タイトル、ファイル種別、サイズ、オーナー、プレビュー動作を確認します。
3. タグとメタデータを追加する
タグは、フォルダーをまたいで文書を探すために使います。
| タググループ | 例 |
|---|---|
| システム | HVAC、電気、圧縮空気、水処理、包装、製造ライン |
| 文書種別 | マニュアル、SOP、図面、点検、校正、証明書、引き渡し |
| ライフサイクル | ドラフト、レビュー中、承認済み、アーカイブ済み |
| コンプライアンス | GMP、CSV、Green Mark、安全、保全証跡 |
| 資産分類 | チラー、ポンプ、モーター、コンベア、バルブ、クレーン、フォークリフト |
タグ名は統一してください。同じ意味のタグが複数あると、検索と AI ワークフローの品質が下がります。
4. 運用オブジェクトにリンクする
文書を、実際に使う運用オブジェクトに関連付けます。
| リンク先 | 利用場面 |
|---|---|
| 資産 | マニュアル、図面、部品表、校正記録、サービスメモ。 |
| エリア | 平面図、避難図、施設ポリシー、ユーティリティ図。 |
| 作業指示 | 修理写真、作業メモ、点検証跡、ベンダー報告。 |
| SOP | 作業手順、安全説明、チェックリスト。 |
| プロジェクト | 試運転、検収、トレーニング、完了証跡。 |
リンク済み文書は、Inspector、現場ワークフロー、AI Agent から見つけやすくなります。
5. 検索とプレビューを確認する
引き渡し前に検索を確認します。
確認項目：
- タイトル；
- フォルダー；
- タグ；
- 資産または作業指示との関係；
- 文書種別；
- 最新バージョン。
多くの環境では、プレビューとダウンロードは別の権限です。メタデータやプレビューは見られても、元ファイルはダウンロードできない場合があります。
6. アクセスを検証する
少なくとも 2 種類のユーザーで確認します。
| ユーザー種別 | 期待される動作 |
|---|---|
| 閲覧者 | フォルダーを開き、文書を検索し、許可された承認済み内容をプレビューできる。 |
| 投稿者 | 指定フォルダーに文書をアップロードまたは更新できる。 |
| オーナーまたはスチュワード | メタデータ更新、バージョン管理、レビュー開始ができる。 |
| 管理者 | フォルダーアクセス、ポリシー、監査、保持設定を管理できる。 |
誰が、どのフォルダーで、どのアクセスレベルを確認したかを記録します。
初回引き渡しチェックリスト
- フォルダー名とオーナーが明確。
- サンプル文書を正常に開ける。
- メタデータとタグが顧客の命名ルールに合っている。
- 少なくとも 1 件の文書が資産、エリア、作業指示にリンクされている。
- 閲覧者と投稿者のアクセスをテスト済み。
- 検索で期待した文書が返る。
- 文書変更が監査記録に残る。
- 承認または保持要件の責任者が決まっている。
期待される結果
完了時点で、テナントには閲覧、検索、検証ができる ECM フォルダーが 1 つ存在します。少なくとも 1 件の文書には、タグ、メタデータ、運用リンク、検証済みアクセス、監査記録が設定されています。
トラブルシューティング
| 症状 | 確認項目 |
|---|---|
| フォルダーは見えるがアップロードできない | 対象フォルダーの投稿または書き込み権限。 |
| サンプル文書が検索に出ない | タイトル、タグ、メタデータ、索引状態、ユーザーアクセス。 |
| 資産リンクが見つからない | 資産識別子、リンク先、保存状態。 |
| プレビューできない | ファイル形式、サイズ、変換対応、アクセス権限。 |
| 他のユーザーから文書が見えない | フォルダーアクセス、文書単位アクセス、分類、ライフサイクル状態。 |